Datenschutzerklärung

Stand: 06.11.2026

1. Verantwortliche Stelle

Der Schutz Deiner Personendaten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir darüber, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit der Website projekt-os.ch und der Anwendung ProjektOS (nachfolgend "App") bearbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage. Die Bearbeitung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:
pac build gmbh
Rapperswil-Jona, Schweiz
E-Mail: hallo@projekt-os.ch

2. Beim Besuch von Website und App

Bei jedem Aufruf der Website oder der App erfasst der jeweilige Server automatisch technische Daten in Logdateien, namentlich die IP-Adresse, den verwendeten Browser (User-Agent) und den Zeitpunkt des Zugriffs. Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb technisch notwendig, werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Identifikation einzelner Personen verwendet.

3. Kontaktformular

Nutzt Du unser Kontaktformular, erheben wir Firma, Name, E-Mail-Adresse, optional die Telefonnummer sowie den Text Deiner Nachricht. Wir verwenden diese Angaben ausschliesslich zur Bearbeitung Deiner Anfrage und zur Kontaktaufnahme. Sie werden per E-Mail an uns übermittelt und nicht in einer Datenbank auf dem Webserver gespeichert.

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen setzen wir technische Massnahmen ein (verstecktes Honeypot-Feld sowie eine Begrenzung der Anzahl Anfragen pro IP-Adresse und Zeitfenster). Die IP-Adresse wird dabei nur vorübergehend verarbeitet und nicht weitergegeben.

4. Cookies und lokale Speicherung

Die Website projekt-os.ch verwendet keine Cookies, kein Drittanbieter-Tracking und lädt keine Inhalte von fremden Servern nach. Deine Einstellung zum hellen oder dunklen Erscheinungsbild wird lokal in Deinem Browser gespeichert (localStorage) und verbleibt auf Deinem Gerät.

Die App verwendet ein technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung (httpOnly-Session-Cookie). Ohne dieses Cookie ist keine Anmeldung möglich; es dient keinem Tracking und erfordert deshalb keine Einwilligung. Persönliche Ansichtseinstellungen wie die Spaltenwahl in Listen werden lokal im Browser oder im Konto der angemeldeten Person gespeichert.

5. Datenbearbeitung in der App

Bei der Nutzung der App werden folgende Kategorien von Personendaten bearbeitet:

• Kontodaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, Angaben zum zweiten Faktor, Anmeldeprotokolle
• Personaldaten der Mitarbeitenden des Kundenunternehmens: Anstellung, Pensum, Arbeitszeiten, Ein- und Austritt, Personalien wie Geburtsdatum, Zivilstand und Adresse, AHV-Nummer, Bankverbindung sowie Notfallkontakt
• Adressbuch: Angaben zu Firmen und Kontaktpersonen, mit denen das Kundenunternehmen arbeitet (Bauherrschaft, Planung, Unternehmer), samt Anschrift, Telefon und E-Mail
• Projekt- und Belegdaten: Projekte, Offerten und Rechnungen samt Empfänger und Kontaktperson
• Korrespondenz: Briefe, Mails, Lieferscheine und Aktennotizen eines Projekts samt Empfänger und Text, dazu je Person, wann die KI-Textvorschläge genutzt wurden, ohne den Text
• Arbeitszeit, Absenzen und Spesen: erfasste Stunden mit Projektbezug, Ferien- und Krankheitsmeldungen, Spesen mit hochgeladenen Belegen
• Bilder und Unterschriften: freiwillig hinterlegtes Profilbild und die persönliche Unterschrift für den Ausdruck
• Rückmeldungen: Meldetext und optionale Anhänge zur Fehleranalyse

6. Rollen und Verantwortlichkeiten

Für die Daten, die ein Kundenunternehmen in der App erfasst - Personaldaten der Mitarbeitenden, Adressen, Projekte, Korrespondenz, Stunden, Absenzen, Spesen und Belege -, ist das jeweilige Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich. Die pac build gmbh bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin ausschliesslich im Auftrag und nach den Weisungen des Unternehmens, zum Zweck des Betriebs und Unterhalts der App. Einzelheiten regeln die AGB sowie ein auf Wunsch abzuschliessender Vertrag zur Auftragsbearbeitung.

Für die Daten der Website sowie für die Vertrags- und Rechnungsdaten unserer Kundinnen und Kunden ist die pac build gmbh selbst verantwortlich.

7. Hosting und beigezogene Dienstleister

• Website: Die Website projekt-os.ch wird auf einer Infrastruktur in der Schweiz gehostet (METANET AG, Zürich). METANET bearbeitet als Auftragsbearbeiterin die unter Ziffer 2 genannten technischen Zugriffsdaten.
• App: Die App wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Jedes Kundenunternehmen erhält eine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Läuft eine Instanz auf Wunsch in der Umgebung des Kundenunternehmens, liegen die Daten dort und nicht bei Hetzner.
• E-Mail-Versand: Für Systemmeldungen der App (Einladungen, Anmeldecodes, Benachrichtigungen) wird der SMTP-Dienst eingesetzt, den das Kundenunternehmen für seine Installation hinterlegt. Schaltet das Kundenunternehmen den Versand aus dem eigenen Postfach ein, gehen Offerten, Rechnungen und Korrespondenz über sein Microsoft-365-Konto und liegen in den gesendeten Elementen der jeweiligen Person.

Alle Auftragsbearbeiter bearbeiten die Daten ausschliesslich in unserem bzw. im Auftrag des Kundenunternehmens und sind zu Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet.

8. Karten, Adresssuche und KI-Textvorschläge

Die App kann zu einer Adresse die geografischen Koordinaten ermitteln und eine Karte anzeigen. Dafür wird die eingegebene Adresse an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Sitz in Grossbritannien) übermittelt; beim Anzeigen einer Karte lädt der Browser die Kartenkacheln direkt von deren Servern, wobei die IP-Adresse übermittelt wird.

Hinterlegt ein Kundenunternehmen einen Zugang zum Telefonbuch von search.ch, werden bei der Adresssuche die eingegebenen Suchbegriffe an die Localsearch-Dienste (Schweiz) übermittelt. Ohne hinterlegten Zugang findet diese Übermittlung nicht statt.

Die App bietet eine Schnittstelle zu Anthropic PBC (USA) für Textvorschläge in Briefen und Mails. Ob sie genutzt wird, entscheidet das Kundenunternehmen: Es trägt seinen eigenen Zugang ein, schliesst den Vertrag mit Anthropic selbst ab und ist für diese Datenübermittlung und deren Sicherheit verantwortlich. Die pac build gmbh stellt dafür keinen Zugang bereit. Nur wenn jemand einen Vorschlag anfordert, werden die Stichworte, Firma, Projekt samt Beschrieb, Bauherrschaft, Name und Anrede des Empfängers, Betreff, Datum und Verfasser an Anthropic übermittelt. Auf Wunsch der Person gehen die letzten Aktennotizen, Briefe und Mails des Projekts mit, so wie sie geschrieben sind. Ohne hinterlegten Zugang findet diese Übermittlung nicht statt.

9. Weitergabe an Dritte und Bekanntgabe ins Ausland

Wir geben Personendaten nicht an Dritte weiter, ausser an die unter Ziffer 7 und 8 genannten Dienstleister oder soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Dabei können Personendaten nach Deutschland (Hetzner) und nach Grossbritannien (OpenStreetMap Foundation) bekanntgegeben werden - beides Länder, deren Datenschutzniveau der Bundesrat als angemessen anerkennt. Trägt ein Kundenunternehmen seinen Zugang für die KI-Textvorschläge ein, gibt es die unter Ziffer 8 genannten Angaben in eigener Verantwortung in die USA bekannt.

10. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für die Daten in der App gilt: Während der Vertragsdauer und nach Vertragsende kann das Kundenunternehmen einen Export seiner Daten verlangen. Die Löschung erfolgt gemäss den AGB spätestens 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS, Passwörter werden ausschliesslich als Hash gespeichert, und der Zugang lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern. Innerhalb der App steuert ein Rollen- und Rechtesystem, wer welche Daten sieht; Personaldaten sind zusätzlich feldweise eingeschränkt.

12. Deine Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts hast Du das Recht auf:

• Auskunft über die zu Deiner Person bearbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Deiner Daten
• Einschränkung der Bearbeitung
• Widerspruch gegen eine Bearbeitung

Wende Dich dazu an hallo@projekt-os.ch. Betrifft Dein Anliegen Daten, die Dein Arbeitgeber oder ein Planungsbüro in der App über Dich erfasst hat, wende Dich direkt an dieses Unternehmen - es ist dafür verantwortlich; wir unterstützen es bei der Beantwortung. Zudem steht Dir das Recht zu, Dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

13. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Fassung ist auf dieser Seite veröffentlicht.